info@cokeeper.com




Рекомендации по использованию Хранителя

Начало работы

Программа поставляется с тестовым набором данных. Возможны два варианта: удаление тестовой информации или её модификация. Лучше использовать второй вариант. Проще изменить данные. Сначала измените названия организации, затем названия участков, отделов, рабочих мест, сотрудников.

Если Вы считаете, что в каком–то справочнике есть данные, которые Вы не используете, например, модели устройств, то, лучше их оставить, не исключено, что в будущем они у Вас появятся. Еще, например, у пользователей часто возникает вопрос, как удалить товары у сотрудника, нужно найти сотрудника, нажав правую кнопку мыши, в контекстном меню выбрать – показать товары. В открывшемся окне удалить товар.

В целом, информационная модель программы предполагает, что Вы будете хранить все данные о деятельности отдела с момента внедрения программы. Да и как иначе, если какие–либо расходные материалы или комплектующие были куплены год назад и уже израсходованы, то не исключено, что данные об этих покупках кого–либо заинтересуют. Хотя, конечно, это дело вкуса, Вы можете удалять ненужную Вам информацию.

Если Вы хотите удалить все тестовые данные, то выберите в меню пункт УстановкиОчистка баз данных. Перед этим рекомендуется сделать резервную копию баз данных, на тот случай, если Вы вдруг передумаете.

Для создания резервной копии данных, сохраните файл Computers Keeper.mdb в отдельной папке. Создание резервных копий дело полезное, могут произойти разные аварийные ситуации, например, выйдет из строя винчестер, поэтому желательно регулярно делать резервные копии базы данных. Перед удалением данных Вам будет предложено определить тип информации для удаления.

Очистка базы данных

Вы можете удалить все данные, или выполнить частичное удаление. Удаление информации из таблиц можно выполнять с помощью Access или SQL. Однако это не рекомендуется делать, т.к. можно нарушить целостность базы данных.

Данные в базу Access добавляются блоками, при этом, если работа происходит интенсивно, то рекомендуется в целях уменьшения размера файла базы данных и, как следствие, повышения работы программы производить сжатие базы данных. Для этого в Access выбирается пункт меню СервисСлужебные программыСжать и восстановить базу.

В программе есть ряд ограничений на удаление записей. Для удаления организации необходимо удалить все подразделения. Для удаления подразделения необходимо удалить все отделы. Для удаления отдела необходимо удалить всех сотрудников данного отдела и все рабочие места, принадлежащие отделу.

Сотрудник отдела не может быть удалён, пока у него есть устройства или товары. Возникает вопрос, что делать, если он уволился, и у него остались товары и устройства? С устройствами всё понятно, они перейдут другому человеку или попадут на склад. А что делать с товарами, например, если они ему были выданы, и он их потратил.

Здесь следует отметить, что лучше заранее предусмотреть в учётной политике такие варианты. Т.е. если выданные товары пришли в негодность, то сотрудник должен был их сдать. Или, можно, вообще, не вести учёт такой мелочи, или завести фиктивный склад и выданные товары хранить там.

Ещё, можно ввести в каждом подразделении фиктивный участок уволенные сотрудники. Тогда если сотрудник увольняется, то просто переводите его в список уволенных и всё. Возможны и другие варианты на Ваше усмотрение. Рабочее место не может быть удалено пока есть устройства, закреплённые за ним или товары. Также необходимо сначала убрать устройства.

С общими справочниками проще, нельзя удалить запись, если она используется. Например, нельзя удалить склад, если на нём есть товары или устройства. Нельзя удалить производителя оборудования, если он есть в справочнике моделей устройств или видов товаров и т.д.

Устройство можно удалить только в том случае, если в его состав не включены товары. Т.е. как уже говорилось выше ряд устройств по истечении срока службы лучше хранить в архиве выбывших (удалённых). Перед удалением устройства необходимо убрать товары.

При удалении записи из картотеки поступлений также удаляются все записи о движении, конечно, если такие есть. Таким образом, можно удалять данные о партиях товаров, информация о которых Вам больше не нужна, например, так как прошло много времени, и данные потеряли актуальность.

А как поступить, если сотрудник перешёл из одного отдела в другой? В этом случае воспользуйтесь пунктом – Переместить в контекстном меню карточки сотрудника.

Перемещение сотрудника

Можно также перемещать подразделения между фирмами и отделы между подразделениями. Всё это облегчает работу при изменении организационной структуры организации.

Если Вы работали в предыдущих версиях программы

Вам нужно выполнить перенос данных в новую версию, т.к. формат базы изменился. Для этого в меню Установки выберите пункт Перенос данных. Вам будет предложено выбрать файл источник. Естественно, файлом приемником будет текущая база. Перед выполнением операции рекомендуется сделать резервные копии баз данных на тот случай, если Вы вдруг передумаете.

После выполнения операции все данные из файла источника будут перенесены в текущий файл базы данных. В новой версии Хранителя изменились названия отдельных пунктов меню, добавились новые таблицы. Пользователи системы будут перенесены в новый формат, доступ к пунктам меню и таблицам для отдельных групп пользователей нужно настраивать заново, используя администрирование системы.

Разбиение на комплектующие

На мой взгляд, компьютеры целесообразно рассматривать как набор комплектующих (корпус, мат. плата, блок питания и т.д.). В принципе, можно ввести некоторую фиктивную единицу компьютер, если так Вам будет понятнее. Тогда в качестве моделей можно заводить: компьютер Celeron – 2600 4Gb 2Tb GeForce т.е. можно указывать конфигурацию. Лично мне, первый вариант больше нравится, для меня наличие рабочего места подразумевает наличие компьютера. Хотя, конечно, в настоящее время большое распространение получили моноблоки. Возможно, второй вариант не так уж и плох.

Разбиение на комплектующие

В лазерных принтерах и копировальной технике я выделил бы, по крайней мере, картриджи, т.к. возможно перемещение картриджа от одного принтера к другому. Хотя, реально более детальное рассмотрение отдельных узлов у КМА, например, участок закрепления, участок проявления и т.д. Можно разбить, вообще, на составляющие, как в случае компьютера. Это полезно при учете другой техники. В общем, возможны различные варианты настройки программы. В качестве рисунков можно использовать фото сотрудника, схему расположения техники и др.

Учет устройств

Следует запомнить, что новое устройство может быть заведено на складе или на конкретном рабочем месте сразу при поступлении. Лично мне по душе первый вариант, т.к. обязательное проведения всех устройств через склад способствует большему контролю, кроме этого, можно назначить ответственного сотрудника по контролю за складом.

Устройства на складе

Для того, чтобы повторно не вводить одни и те же марки устройств, используется список моделей устройств. Программа поставляется со списком моделей некоторых устройств. Посмотрев данный список, можно получить представление о том, какие устройства есть на Вашем предприятии. Таким образом, сначала нужно заполнить список моделей устройств, затем вводится само устройство. В последствии устройство может быть перемещено на конкретное рабочее место или выдано сотруднику.

Перемещение устройства

После того, как период эксплуатации устройства будет завершен, и оно будет списано, необходимо сделать отметку о состоянии устройства. Списанные компьютеры можно не удалять из базы данных, а, например, хранить информацию по ним на некотором фиктивном складе – Архиве списанных. Вообще, наличие фиктивного склада может быть полезно и в ряде других случаях.

Присвоение инвентарных номеров

Очевидно, что у компьютера и его комплектующих один инвентарный номер. В принципе, инвентарный номер можно задать только системному блоку. В разных организациях присваивают инвентарные номера компьютерной технике различными способами.

В некоторых организациях под одним инвентарным номером числится компьютер, монитор и принтер. Я думаю, что лучше каждому их них присваивать свой инвентарный номер, т.к. с течением времени может произойти перемещение, т.е., например, монитор или принтер могут перейти к другому компьютеру. И уже, по сути, трудно будет понять, что числилось за тем инвентарным номером.

Объединение моделей устройств

В результате импорта в справочнике моделей устройств могут оказать несколько похожих названий моделей. Для того, чтобы объединить их одним названием используйте пункт меню ИмпортОбъединение моделей. Выберите тип устройства, поставьте флажки у объединяемых моделей и нажмите на кнопку Объединить.

Объединение моделей устройств

Заполнение полей и добавление записей

Все поля в программе обязательны для заполнения, в пустом поле нужно поставить ?. Для добавления новых записей можно использовать соответствующую кнопку на форме или пункт Добавить в контекстном меню. Следует учитывать, что при использовании кнопки Добавить запись, новая запись в базе данных будет заполнена данными прототипа, в качестве которого выступит та запись, на которой находился указатель в момент нажатия кнопки.

При выборе команды в контекстном меню, новая запись будет содержать пустые поля. Таким образом, в системе существуют два метода ввода новых данных через прототип и новый ввод. После корректировки данных для сохранения нажмите кнопку Сохранить изменения.

Если у Вас большая организация, то в качестве подразделений могут выступать цеха. Если предприятие небольшое, то можно использовать отделы в качестве подразделений, а участки в качестве отделов. Например, бухгалтерия – участок учета основных средств. Хотя деление на подразделения и участки чисто условное, Вы сами должны решить, как Вам удобнее. Здесь, как и выше, поле наименование является обязательным для заполнения

Аналогично заполняются данные по участкам. Как и выше, поле Информация содержит статистические данные, в том числе, перечень инвентарных номеров устройств, находящихся на участке. В качестве рисунков можно использовать схему размещения техники в определённом кабинете.

Учет программного обеспечения

Все операции по перемещению лицензий проводятся через контекстное меню – Просмотр мест инсталляций, или непосредственно на каждом рабочем месте, или у сотрудника. В картотеке лицензий на программное обеспечение Вы можете ввести различные данные для получения сведений о поступавших к Вам лицензиях.

Под полем Дата лицензии понимается период времени, с которого лицензия начинает официально действовать. Поле Дата установки является дополнительным, чаще всего это поле должно совпадать с полем Дата лицензии. Также вводиться понятие – Число возможных инсталляций лицензии, определяемое как произведение полей Количество лицензий * Количество пользователей. В списке лицензий – число возможных инсталляций соответствует полю Остаток в картотеке. Поле Ответственное лицо заполнять не обязательно.

При просмотре мест инсталляций программного обеспечения, используя контекстное меню – <Подробно>, можно получить детальные сведения о месте инсталляции конкретной лицензии, получить распечатку всех мест инсталляций программного обеспечения в разрезе выбранной лицензии. При удалении инсталляции лицензии происходит увеличение остатка в картотеке лицензий, а значит, увеличивается число возможных инсталляций данной лицензии.

Места инсталляций ПО

Как уже говорилось ранее, допустимо вести упрощенный учет наличия программного обеспечения, размещая данные об установках ПО непосредственно на каждом рабочем месте, или у сотрудника, используя контекстное меню – установленные программы. При выполнении инсталляции лицензии список установленных программ заполняется автоматически. Однако, Вы можете редактировать данные на Ваше усмотрение.

Для перемещения программного обеспечения используйте пункты контекстного меню – переместить к сотруднику, переместить на рабочее место. Также добавление, удаление программ можно выполнять, используя соответствующие кнопки, расположенные в нижней части формы.

Поиск устройств

Для поиска устройств в меню Поиск выберите пункт – Поиск устройств. Вы получите следующую форму.

Поиск устройств

Здесь можно задать интересующие Вас параметры устройства – серийный номер, инвентарный номер, период поступлений, установок и т.д. Для включения условия нужно поставить флажок в блоке Вкл. По умолчанию, будет найдено вхождение подстроки в строку, для поиска точного совпадения поставьте галочку в поле Точн. На вкладке Дополнительные условия Вы можете выбрать организацию, рабочее место, сотрудника и др.

Данные поиска представляются в виде дерева или списка. Рассмотрим форму списка.

Все найденные устройства представлены в виде таблицы. Для сортировки выберите заголовок левой кнопкой мыши. Имя файла шаблона List.xlt. Здесь Вы можете отредактировать данные по устройству, посмотреть историю обслуживания, перемещений или переключиться в форму дерева.

В этой форме одновременно представлены данные по устройствам как на рабочих местах, так и на складах. Данная форма является универсальной и позволяет производить любые манипуляции с устройствами.

Для всех устройств есть отдельный пункт меню УстройстваДерево устройств. Если Вы хотите произвести какие–либо действия с уже существующим устройством, то, возможно, лучше использовать эту форму.

Дерево устройств

У каждой модели устройства, как уже говорилось выше, можно определить дополнительный параметр ёмкость устройства. Это позволяет использовать поиск определённых конфигураций компьютеров с целью выявления, например, морально устаревших и т.д. Для этого используйте пункт меню Поиск по параметрам.

Поиск по параметрам

Необходимо указать Наименование поиска и выполнить Настройку поиска. При установке флажка Полное совпадение будут найдены модели устройств с полным совпадением комплектующих, определённых в таблице Настройке поиска. Иначе, в результаты поиска будут включены и частичные совпадения.



Copyright © 2002-2018 Sergey Sofronov. All rights reserved.