info@cokeeper.com




Обзор программы – Хранитель

Назначение программы

Программа предназначена для различных видов суммового и количественного учёта. Уникальность системы заключается в полной универсальности, которая достигается через настройку и заполнение определенных справочников. Это позволяет строить различные конфигурации учёта по Вашему желанию. В программе присутствует мастер отчётов, что делает возможным оформление отчётной документации в желаемом виде без изменения кода в программе. Для ускорения ввода данных можно вводить записи на основе шаблона предыдущей строки.

Одновременно в программе могут работать неограниченное количество пользователей, при этом для каждого можно настроить доступ, ограничив или разрешив доступ к определенным данным. Все действия пользователей регистрируются в системе. Просматривая журнал регистрации пользователей, можно узнать об изменении данных в таблицах. Возможно локальное ведение баз в филиалах организации с последующим объединением данных. Цвет интерфейса системы может быть изменен с помощью редактора цветовых схем.

При перемещении устройств внутри организации сохраняется история об их предыдущем месте положения. Вы можете узнать, где данное устройство было раньше. В модуле программного обеспечения реализован учет лицензий. Форма поиска устройств позволяет найти конкретные модели устройств и определить где они находятся.

Картотеки рабочих мест, сотрудников и складов

Рабочее место в программе довольно условное название, под ним может пониматься всё, что хотите, можно их не вводить вообще, завести одних сотрудников или склады. Рабочее место должно входить в состав организации, подразделения и отдела. Склады являются независимой единицей. Склад способен быть просто фиктивной единицей, или обладать определённым статусом с точки зрения бухгалтерии.

Склады можно располагать внутри структуры организацияподразделениеучасток. Например, вместо рабочего места будет склад с соответствующим графическим изображением. На складах могут храниться товары и устройства, для их просмотра служат отдельные пункты меню Показать устройства и Показать товары.

Картотека складов

В картотеку сотрудников вносятся реальные служащие организации. При этом можно добавлять в базу фото сотрудника. В принципе, у каждого сотрудника может быть несколько рабочих мест. Имеется специальная функция закрепления сотрудников за определенными рабочими местами.

Картотека сотрудников

Рабочие места, наверное, целесообразно заводить там, где есть компьютер, однако, Вы можете поступить иначе, рабочие места можно учитывать и в ряде других случаев, программа имеет очень большую гибкость, всё зависит от Вашего желания.

Картотека рабочих мест

Список моделей устройств, картотека видов товаров

Список моделей устройств и картотека видов товаров имеют похожий интерфейс. При заполнении списка моделей устройств Вы можете выполнять разбивку на типы и виды произвольно, как Вам удобнее. У модели Вы можете заполнить поля Ёмкость, Производитель, Единица измерения. Если данные такого рода Вас не интересуют, то оставьте эти поля пустыми.

Слева расположен список устройств. Справа приводиться подробная расшифровка типов и моделей. Список служит только для просмотра и поиска информации. Редактирование и ввод информации нужно выполнять с помощью соответствующих кнопок и меню. Дополнительную информацию можно хранить в поле примечание. Для каждого вида устройств можно задавать определенное графическое изображение (папка – ImageDevices).

Картотека моделей устройств

Товар заводится один раз в справочник, затем, остается его только выбрать в нужном случае. Стоит еще раз отметить, что деление на товары и устройства произвольное. Товары учитываются количественно, с одной единицей измерения в пределах своей партии. Устройства учитываются поштучно.

Прочие картотеки и справочники

В программе присутствует еще ряд картотек и справочников:

  • специалисты по обслуживанию
  • материально–ответственные лица
  • программное обеспечение
  • типы программного обеспечения
  • картотека доменов
  • виды сервисного обслуживания
  • картотека причин ликвидации
  • картотека причин установки
  • производители оборудования
  • характеристики драйверов
  • контрагенты (поставщики)

Некоторые картотеки, возможно, экспортировать в Excel с целью дальнейшего использования данных с помощью дополнительной кнопки Экспорт в Excel. Для этой цели в папке XLT находятся шаблоны для экспорта, которые Вы можете редактировать в Open Office или Excel.

Картотека программного обеспечения

Для редактирования нужно открыть шаблон в Excel, расставить как Вам удобнее поля fldName, fldAdr, fldFio, fldNote, отформатировать, выделить нужным цветом текст, сохранить шаблон. При следующем сеансе экспорта Вы получите данные в нужном для Вас виде.

Оперативный учет

Оперативный учёт позволяет определять конфигурацию компьютера по сети с доменом. Для этого используется сетевой проводник (пункт меню Сеть). Результат сохраняется в файле конфигураций – Имя Компьютера.cfk. Вы должны обладать правами для доступа к компьютеру, конфигурацию которого собираетесь определить, идеальный вариант, если Вы администратор.

Сетевой проводник

Слева находится перечень компьютеров в сети. Справа находится журнал сеанса работы, события записываются последовательно. Можно определить конфигурацию всех компьютеров или только одного, который Вы выбрали. Процесс сканирования может быть автоматизирован, основное условие – Хранитель должен быть запущен, для этого можно включить его в автозагрузку. Поставьте галочку – сканирование по расписанию. Можете указать время, через которое будет произведено повторное сканирование. Если время не указано, то повторное сканирование начнётся через минуту.

Просмотр файла конфигурации

С помощью поиска событий Вы можете найти нужную Вам информацию в файлах *.cfk Информация может быть любой. С помощью этого модуля можно, например, найти определённые модели устройств, установленные в Ваших компьютерах, или критические значения некоторых параметров в конфигурации компьютера, например, существенное снижение свободного пространства на жёстком диске компьютера. Для настройки режима поиска служит пункт меню СетьНастройка поиска событий. Здесь Вы можете задать интересующие Вас данные для конкретного сеанса поиска.

Импорт данных может выполняться как из файлов *.cfk так и из файлов других программ, а также из файлов MS Excel. При этом, могут импортироваться как данные по устройствам, так и данные о программном обеспечении. Для настройки импорта используйте пункт меню ИмпортНастройка импорта данных.

Бухгалтерский учет

Для устройств можно определить стандартный цикл жизни в рамках данной программы и, вообще, на предприятии. Устройство сначала поступает в организацию, как правило, на склад, далее выдается конкретному сотруднику для работы. Рекомендуется вводить новые устройства исключительно через склад, для того, чтобы не было неучтённых устройств, также можно заводить соответствующую запись непосредственно на рабочем месте (у сотрудника).

Цикл жизни устройств

Учет товаров несколько отличается от учета устройств. Так как ведется количественный учет, то необходимо знать стоимость конкретной партии товара. Например, сколько финансов требуется на покупку запчастей в год, это хорошо помогает при планировании расходов. С этой целью введено понятие картотеки товаров.

Товар сначала заводится в картотеку поступлений, затем делается запись о поступлении на склад (через контекстное меню сдать на склад). Все операции по перемещению товаров проводятся через склад. Перемещение может происходить к сотруднику, на рабочее место, в состав устройства. Устройство в свою очередь может находиться на складе или у сотрудника. Картотека поступлений используется для получения сведений о партиях, поступавших к Вам товаров.

Цикл жизни товаров

Учет программного обеспечения подобен учету товаров. Как обычно, наша программа предлагает наиболее гибкий алгоритм решения вопросов учета. Используя нашу систему, Вы можете вести учет лицензий на ПО, или можете не вести его, отмечая необходимый минимальный набор сведений о программном обеспечении непосредственно прямо в списке программ на рабочем месте или у сотрудника. Возможно, фиксировать покупку каждой лицензии, установку ее на компьютер, деинсталляцию, установку на другой компьютер и т.д. При этом есть лицензии, где один регистрационный ключ может использоваться на несколько компьютеров, также хранятся данные о сроках лицензий.

Картотека лицензий на ПО

Лицензия сначала заводится в картотеку лицензий программного обеспечения, затем делается запись об инсталляциях (через контекстное меню инсталлировать на рабочее место, или сотруднику).

Оперативно–бухгалтерский учет

Оперативно–бухгалтерский учёт в программе реализован с помощью пункта меню ИмпортОбщий импорт. Хранитель сам сканирует файлы конфигураций компьютеров и вносит изменения в бухгалтерский учёт (добавляет новые устройства и программы, удаляет отсутствующие). Очевидно, что оперативно–бухгалтерский учёт может служить дополнением к бухгалтерскому учёту или оперативному. Сам по себе данный вид учёта по степени подробности уступает бухгалтерскому, при этом, превосходит оперативный.

Общий импорт

Для выполнения определённых действий нужно поставить флажки в соответствующих полях Сравнение рабочих мест, Сравнение сотрудников, Устройства, Программы. Назначение следует из названия. Для импорта в автоматическом режиме необходимо поставить флажок у поля таймера. Вы можете определить определённое время или повтор через заданный промежуток времени. Для ручного запуска процедуры служит кнопка Старт процедуры общего импорта. Ход операций отображается в блоке Журнал текущих событий. Журнал импорта можно просмотреть с использованием пункта меню ИмпортЖурнал импорта.

Не забывайте, что при запуске данный модуль сам вносит изменения в базу данных, если не уверены, то сделайте резервную копию базы.

Отчёты

В программе есть большое количество отчетов:

  • Данные по рабочему месту – позволяет получить перечень устройств, закрепленных за рабочим местом
  • Данные по сотруднику – позволяет получить список устройств, закрепленных за конкретным сотрудником
  • Установленные программы – позволяет получить список программ на конкретном компьютере пользователя
  • Сервисное обслуживание – предоставляет информацию о сервисных обслуживаниях устройств
  • Поступление и расход товаров – предоставляет данные о поступлениях товаров за нужный период времени
  • Расход товаров за период – предоставляет данные о расходе товаров за период времени
  • Данные по устройствам – позволяет получить список моделей устройств, которые присутствуют в организации
  • Сведения по установкам – позволяет получить список установленных устройств за определенный период времени
  • Ведомость наличия устройств – позволяет получить список устройств на рабочих местах и у сотрудников
  • Затраты по устройствам – определяет совокупную стоимость устройств на рабочих местах или у сотрудников
  • Затраты на товары – определяет расходы на товары за конкретный период времени
  • История движения устройств – отражает историю перемещений устройств за требуемый период времени
  • Список сопровождаемой техники – формирует список техники, закрепленной за специалистами по обслуживанию

Данные по рабочему месту

Не забываем, что если какого-то отчета Вам не хватает, то Вы можете сделать его сами с помощью мастера отчетов.



Copyright © 2002-2018 Sergey Sofronov. All rights reserved.