info@cokeeper.com




Обзор программы Hi–Tech Manager

Назначение программы

Программа предназначена для учета оргтехники, программного обеспечения, заявок пользователей, компьютеров и других материальных ценностей в организациях. Программа полезна для руководителей ИТ–отделов организаций и системных администраторов. Используя нашу программу Вы всегда будете знать где была приобретена оргтехника, места расположения, срок окончания гарантийного периода и т.д. Эти данные помогут Вам при формировании бюджета отдела, Вы сможете определить необходимое число комплектующих для резерва и количество расходных материалов на определенный период времени.

В базе данных хранится полный цикл жизни оргтехники на предприятии от её первоначального поступления до списания по окончании срока службы. Могут быть получены соответствующие отчёты не только о текущем состоянии техники, а также и о всей её предыдущей истории или её компонентов.

Далее рассмотрим ключевые блоки программы.

Размещение оборудования

Для организации учета оргтехники прежде всего Вам нужно составить организационную структуру Вашей фирмы в виде ОрганизацияПодразделениеУчасток. Затем в соответствующем пункте меню программы вносим эти данные в следующую форму. С программой поставляется демонстрационная база данных, далее все картинки будут представлены на её основе.

Размещение оборудования в Hi-Tech Manager

У каждой организации может быть задано её имя, адрес, телефон, а также руководитель или иное контактное лицо. Дополнительно можно прикрепить картинку схемы проезда, изображение здания и т.п.

Для подразделения, участка указывается прежде всего наименование. Также можно ввести данные о руководителе и какой–либо рисунок.

У сотрудников задаём фамилию и имя, должность, фото, если нужно. Кроме того, разрешено сопоставить сотрудника и рабочее место. Полезно ввести E–Mail адрес сотрудника, имя пользователя в сети.

Для рабочих мест определяем Наименование, Характеристика, Расположение. В характеристике возможно описать то, чем занимаются в этом отделе. Для расположения проще указать номер комнаты и т.д.

На форме представлены ряд дополнительных полей, все их заполнять не обязательно, вводите только те, которые Вам нужны. В незаполненных полях оставьте символ ?.

Справочники

Для того, чтобы повторно не вводить одни и те же данные несколько раз, вся многократно используемая информация хранится в справочниках.

Справочник Список моделей устройств является самым главным. В нем хранится вся учитываемая оргтехника.

Список моделей устройств

Все модели оргтехники предлагается разбить на определенные типы, например, телефоны, планшеты, копировальная техника и т.п. Каждую модель техники заводим в соответствующем типе. Заполняем поля Наименование модели, Производитель.

Поле Ёмкость всегда заполнять не обязательно, т.к. не у каждой модели оргтехники есть этот параметр. Кроме того, можно прикрепить фото с изображением данной модели. Особо у модели задаются Дополнительные параметры, например, вид интерфейса, размер по диагонали и т.п.

Реализовано цветовое выделение строк оргтехники в зависимости от состояния.

Всё программное обеспечение, используемое в организации, хранится в справочнике Программное обеспечение.

Список программного обеспечения

Для каждой программы вводится Наименование, версия, Тип программного обеспечения, Данные о разработчике. Сверх того, реализовано цветовое выделение строк программ в зависимости от типа.

Кроме этого в Hi–Tech Manager есть ещё ряд дополнительных справочников

  • Список видов материалов
  • Поставщики оргтехники
  • Производители оборудования
  • Список состояний оргтехники
  • Типы заявок
  • Типы работ
  • Домены
  • Должности
  • Причины установки
  • Список причин ликвидации

Данные справочники заполняются подобно вышерассмотренным.

Учет оргтехники

После составления организационной структуры Вашей организации и списка моделей устройств можно приступать к вводу учитываемой оргтехники. Эта операция выполняется на вкладке Устройства формы Размещение оборудования.

Ввод оргтехники в Hi-Tech Manager

Для добавления новой записи в контекстном меню выбираем пункт Добавить устройство. Далее Вам будет предложено выбрать из справочника модель оргтехники двойным щелчком мыши. После этого в списке устройств появится выбранная Вами модель оргтехники.

Есть еще альтернативный вариант ввода новой записи об оргтехники через клонирование уже существующей записи. Для этого в меню выбираем Клонировать или Добавить устройство через прототип. В этом случае данные о поставщике, дате установке будут те же самые, что экономит время при вводе перечня оргтехники из одного поступления от какого–либо поставщика.

У каждого устройства есть своя карточка Данные по устройству в которой содержатся подробные сведения об этой единице оргтехники.

Подробные данные о единице оргтехники

Здесь Вы можете указать Инвентарный номер, Дата установки, Поставщик, Данные о состоянии и др.

Программа позволяет производить разбивку на комплектующие, т.е. к примеру компьютер можно представить, как набор комплектующих материнская плата, память, жесткий диск и т.д. Делать это не обязательно, если хотите, то можно.

Ещё к каждой единице оргтехники может быть прикреплены Ответственные лица и Обслуживающий персонал.

Всю оргтехнику я рекомендую проводить через какой–либо склад. Хотя, конечно, если желаете, то можно сразу вводить на рабочем месте или у сотрудника.

Для перемещения техники в списке ставите флажки у нужных устройств, затем выбираете куда перемещать.

Перемещение устройства в Hi-Tech Manager

В данном примере предлагается сдать устройство на склад. Далее программа предложит Вам сохранить историю перемещения, которую потом можно будет просматривать.

Отметка о перемещении единицы оргтехники

Вот таким образом, заводят данные об оргтехнике в программе Hi–Tech Manager.

Учет материалов

Дополнительно в системе реализован учет материалов. Под материалами понимаются материальные ценности, которые не учитываются поштучно, например, пачки бумаги, тонер и т.д. Они учитываются в пределах своей партии. Новые материалы сначала вводим в пункте меню Партии расходных материалов.

Партии расходных материалов

Для каждой партии указываем Тип материала, Вид материала, Дата поступления, Количество, Поставщик и др. При выдаче материала используйте пункт контекстного меню Переместить.

Для поиска мест наличия материалов и их перемещения в программе также реализована специальная форма Расходные материалы.

Расходные материалы

Верхняя часть формы содержит большое количество фильтров на все случаи жизни. Вы можете найти товары в заданном отделе, определенного типа, за определенный период выдачи и т.д. Для перемещения также используйте соответствующий пункт в контекстном меню.

Учет программ

Для данного учета служит пункт меню Программное обеспечение. Здесь Вы можете закрепить конкретную программу за определенным рабочим местом или сотрудником.

Программное обеспечение

Для хранения данных о лицензиях служит пункт меню Лицензии. Список программного обеспечения также может быть получен в размещении оборудования при вызове соответствующего меню.

Контроль норм запасов

В том случае, если мы хотим контролировать остатки на складе какой–либо оргтехники или материала используем форму Нормы запасов устройств, расходных материалов.

Нормы запасов

Здесь можно выбрать ту модель оргтехники, наличие которой мы будем контролировать, затем заполнить поля Норма, Критическое значение. При уменьшении запасов ниже норм программа автоматически выдаст сообщение и выделит красным цветом нужную строку.

Учет заявок пользователей

Когда от пользователей к Вам поступают различные запросы, то Вы можете регистрировать данные события в специальной форме Заявки.

Заявки в Hi-Tech Manager

Для каждой заявки Вы можете указать Наименование, Дата, Срок выполнения, Заказчик, Тип заявки и др. Реализовано цветовое выделение различных типов заявок. К каждой заявке может быть прикреплен список купленной оргтехники, материалов, лицензий, программ или каких–либо работ.

Этот блок учёта позволяет организовать службу учета обращений пользователей в Вашей организации.

Различные виды поиска

Для удобства пользователей в Hi–Tech Manager внедрены мощные функции поиска. Все поисковые формы расположены в пункте меню Поиск информации.

Вы можете найти сотрудника по фамилии и имени, должности и т.п. Поиск рабочего места по наименованию и характеристике. Многокритериальный Поиск устройств.

Поиск устройств в Hi-Tech Manager

Здесь можно найти устройство по периоду поступлений и установок, на основе модели оргтехники, в конкретном отделе, с заданным инвентарным номером, от конкретного поставщика и многое другое! Для отображения списка заданных устройств используйте кнопку Поиск.

Поиск по параметрам служит для поиска моделей оргтехники в базе с определенными характеристиками, например, компьютеры с определенным размером памяти или жесткого диска.

Поиск событий/данных служит для нахождения какой–либо информации в файлах *.cfk Вы можете, например, узнать в каком компьютере сети у Вас установлены диски определенного размера и т.д.

Автоматизация сбора данных об оргтехнике

Для автоматического сбора данных по устройствам в организации компьютерной сети служит пункт меню Сетевой проводник. Программа сама опрашивает компьютеры в сети и пытается определить их параметры. Пользователь должен обладать административными правами на доступ к опрашиваемой оргтехнике. Результаты просматриваются в специальном окне.

Просмотр файла конфигураций в Hi-Tech Manager

На четырех вкладках представлены различные данные о системе, комплектующие, количество установленных DDR модулей памяти, список установленных программ, автоматически загружаемые модули и др.

Журнал работы сканера содержит список всех сеансов запуска процесса поиска оргтехники в сети.

Форма Изменения конфигурации отображает список всех обнаруженных изменений в сети организации.

Просмотр изменений конфигураций в Hi-Tech Manager

Импорт данных служит для ручной записи найденных данных в сети по оргтехнике в базу программы. Для управления служит пункт меню Настройка импорта данных.

Общий импорт используется для автоматической записи обнаруженных данных при сканировании в программу.

Отчёты

Все отчеты построены на основе редактируемых шаблонов Excel или Open Office. Все отчёты делятся на две группы, встроенные отчеты и внешние отчёты, которые сделаны с помощью мастера отчётов. Вы можете изменять форму отчёта, редактировать форму, изменять шрифт, число колонок и т.д. После запуска какого–либо отчёта Вы получите примерно следующую форму

Отчет - Данные по рабочему месту

Для отображения отчёта выбираем Печать отчёта. При корректировке Редактировать шаблон. Отчёты открываются в Excel или Open Office в зависимости от настроек.

Просмотр отчета - Данные по рабочему месту

Мастер отчетов

Только наша программа позволяет Вам с легкостью самостоятельно создавать любые отчеты на Ваше усмотрение в Excel или Open Office. Рассмотри пример создания отчёта.

Создадим простой отчёт показывающий список всей оргтехники в нашей организации. Выбираем пункт меню ПечатьМастер отчётов. В поле Выберите таблицу для отбора строк ставим Модели устройств – tblSprModel. Затем отметим флажки у полей как показано на следующем рисунке и зададим Имя файла шаблона demo_template.

Работа мастера отчётов

Наш отчёт готов! Нажимаем Сохранить шаблон. Для запуска ПечатьВнешние отчётыdemo_template.xlt Данный пример показывает с какой лёгкостью можно получать различные выборки из Hi–Tech Manager.

Здесь мы подошли к концу нашего краткого рассказа Вам о том, на что способен Hi–Tech Manager. В программе есть ещё ряд функций и множество различных полей в формах, более подробно они описаны в Описание программы, которое интегрировано системно. Рекомендуем прочитать.



Copyright © 2002-2018 Sergey Sofronov. All rights reserved.